O papel como o principal suporte para toda a documentação do Estado está com os dias contados. Para agilizar os processos administrativos, a Secretaria da Administração (Saeb) iniciou a implantação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI). Além de diminuir o tempo de tramitação dos processos e as pilhas de documentos e arquivos, outra vantagem vai ser a redução de R$ 4,5 milhões anuais com a compra de papel A4.
O Estado também já possui um sistema específico para a área de recursos humanos, implantado por meio do projeto RH Bahia. Oito empresas públicas e sociedades de economia mista começaram a utilizar o Sistema de Automatização dos Processos (SAP), um software de gestão mundialmente conhecido.
O chefe de gabinete da Saeb, Rodrigo Pimentel, destaca que "o processo de aquisição de materiais, por exemplo, com o decreto de contingenciamento, ficou muito extenso, porque envolve a análise conjunta da Saeb e da Sefaz. Com o SEI, não haverá nesse processo a perda de tempo de trâmite e instrução manual. Será tudo automatizado e teremos um ganho de agilidade muito grande".
Segundo Pimentel, o SEI será implantado em duas etapas. Na primeira, o programa-piloto vai ser instalado na própria Saeb, onde três processos serão informatizados - o de aquisição de materiais, o de adesão para registro de preço e o de saque. "Na segunda etapa vão entrar mais seis órgãos, que serão informatizados, tanto nos processos da área meio como finalísticas".
Gestão de pessoas
Com o RH Bahia, cerca de 90% dos processos de gestão de pessoas serão administrados pelo SAP, eliminando papel, agilizando e otimizando as rotinas de forma rápida, objetiva e segura. O superintendente de Recursos Humanos da Saeb, Adriano Tambone, ressalta que "a partir de agora teremos um sistema de gestão de pessoas que administra todo o ciclo, desde o planejamento de recursos humanos até o tratamento de pensionistas, após a morte do servidor".
Tambone explica que uma das etapas do projeto foi a absorção, junto com a Empresa Gráfica da Bahia (Egba), de todo o histórico de 30 anos dos servidores. "Os processos de aposentadora hoje demoram porque não temos todas as informações necessárias para instruí-los. Com todas essas informações, um processo de aposentadoria que hoje, sem percalços, demora pelo menos 90 dias, poderá ser concluído em até 15".
A gerente de Gestão de Pessoas da Companhia de Processamento de Dados (Prodeb), Adriana Lemos, já está utilizando o programa. "Desde o dia 2 de janeiro, nós implantamos o sistema, que é dividido no Portal de Serviços e no Programa de RH. A gente não tinha um sistema integrado, hoje esse sistema vai facilitar a vida tanto do servidor do departamento como dos demais servidores".
Custos com água e combustível
Ainda para reduzir custos, 140 carros estão sendo convertidos para a utilização de gás natural veicular, com kits doados pela Companhia de Gás da Bahia (Bahiagás). Como a vida útil de um veículo é de oito anos a serviço do Estado, a economia com cada carro neste prazo será de R$ 53 mil, pois o gás natural é 50% mais barato que a gasolina.
Outra meta do Estado é reduzir os gastos com água. "Hoje, a Saeb tem um custeio de R$ 16 mil por mês com água, somente no prédio da secretaria. Em parceria com a Cerb [Companhia de Engenharia Hídrica e de Saneamento], nós perfuramos um poço artesiano e vamos usar a água para jardinagem e para a lavagem de carros, economizando R$ 2 mil mensais", acrescenta Pimentel.
Secom-Bahia
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